Sau hai năm ban hành quy định chuẩn hóa văn bản hành chính, việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động từ các phòng ban, đơn vị trực thuộc vẫn chưa áp dụng triệt để theo một quy định thống nhất và chưa thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác văn thư.
Nhằm khắc phục tình trạng trên, chuẩn hóa thể thức văn bản hành chính theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố số 4897/VP-HC ngày 12/9/2006 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thống nhất thực hiện trên địa bàn thành phố.
Các đơn vị thành viên có thể download các mẩu sau: